Pour faire traduire vos documents pour IRCC, tout document qui n’est pas en anglais ou en français doit être soumis avec trois éléments ensemble : la traduction, une photocopie certifiée conforme de l’original, et soit un affidavit du traducteur, soit, si vous faites appel à un traducteur agréé canadien comme un membre de l’ATIO, le sceau de ce traducteur et son numéro de membre à la place de l’affidavit. Les traductions faites par des membres de la famille, par le demandeur ou par un représentant en immigration ne sont pas acceptées. Faites une erreur sur l’un de ces points et IRCC retourne habituellement tout le dossier, ce qui relance des délais de traitement qui s’étalent déjà sur des mois. Ce guide couvre exactement ce qu’IRCC exige, pourquoi les traducteurs agréés par l’ATIO rendent le processus plus simple et plus sûr, quels documents ont le plus souvent besoin d’une traduction, et comment tout soumettre pour que votre demande avance sans interruption. Si vous avez besoin d’une traduction certifiée acceptée par IRCC, notre service de traduction de documents est là pour vous aider.
Cet article est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique ni un avis en matière d’immigration. Consultez un consultant en immigration canadien réglementé ou un avocat pour obtenir des conseils adaptés à votre situation.
La règle linguistique d’IRCC, en termes simples
Le Centre d’aide d’IRCC l’énonce clairement : « À moins d’indication contraire de notre part, tous les documents à l’appui doivent être en anglais ou en français. » Portez attention à cette formule, « à moins d’indication contraire de notre part ». Vérifiez toujours le guide précis et la liste de contrôle des documents de votre programme d’immigration, car certains programmes ajoutent des exigences ou les formulent un peu différemment. La règle de base, toutefois, s’applique à presque toutes les catégories de demande d’IRCC.
Lorsqu’un document n’est pas en anglais ou en français, IRCC exige que trois éléments soient soumis ensemble :
- La traduction anglaise ou française du document
- Un affidavit de la personne qui a effectué la traduction (sauf si un traducteur agréé canadien a été utilisé, voir plus loin sur cette distinction)
- Une photocopie certifiée conforme du document original
Les trois éléments doivent être présents. Une traduction sans la copie certifiée conforme de l’original est incomplète. Une copie certifiée conforme sans traduction n’apprend rien à l’agent. Une traduction d’un traducteur non agréé sans affidavit à l’appui est non conforme. L’absence de l’un ou l’autre de ces éléments peut entraîner le retour de votre demande.
Ce qui compte comme « photocopie certifiée conforme » de l’original
Une photocopie certifiée conforme est une copie lisible de votre document original qu’une personne autorisée a certifiée comme étant une copie conforme, habituellement un notaire, un commissaire à l’assermentation ou une personne occupant une fonction autorisée semblable. Vous et les membres de votre famille ne pouvez pas certifier des copies de vos propres documents. Cette exigence existe parce qu’IRCC doit confirmer que la traduction repose sur un document authentique, et non sur une ébauche, une impression non officielle ou une copie altérée. Votre traducteur agréé produira généralement la photocopie certifiée conforme dans le cadre du processus de traduction, en certifiant que la copie à partir de laquelle il a travaillé correspond à l’original. Gardez le document original lui-même en lieu sûr, car vous pourriez avoir à le présenter plus tard dans le cadre de votre demande. Une photocopie certifiée conforme aux fins de traduction est une étape distincte de l’authentification et de l’apostille des documents, qu’Affaires mondiales Canada traite uniquement lorsqu’un programme précis le demande.
Qui ne peut pas traduire vos documents
IRCC est explicite : les traductions faites par des membres de la famille ne sont pas acceptées. Le Centre d’aide l’indique directement sur la page de traduction des certificats de police, et cela s’applique à tous les types de documents. La restriction vise aussi le demandeur et son représentant autorisé, comme un consultant en immigration ou un avocat. Même si un membre de la famille détient un titre professionnel de traduction, IRCC considère cela comme un conflit d’intérêts et n’acceptera pas la traduction. C’est l’une des raisons les plus fréquentes pour lesquelles les demandes sont retournées. Les gens présument qu’un proche bilingue peut s’en charger, alors qu’IRCC exige en réalité un traducteur qualifié indépendant.
Traducteurs agréés ou traducteurs avec affidavit, la différence qui fait trébucher les gens
C’est là que bien des demandeurs, et même certains traducteurs, créent des problèmes. IRCC accepte deux voies pour satisfaire à l’exigence de traduction, et la voie que vous empruntez change les documents dont vous avez besoin.
Voie 1 : un traducteur agréé canadien (aucun affidavit requis)
Un traducteur agréé est un membre en règle d’une association provinciale ou territoriale de traduction au Canada. Selon le guide de citoyenneté d’IRCC, les traducteurs agréés canadiens n’ont pas à fournir d’affidavit. Leur timbre et leur numéro de membre suffisent. C’est un véritable avantage administratif : cela réduit la paperasse dans votre demande et élimine le risque qu’un affidavit mal assermenté entraîne un refus.
En Ontario, l’organisme de certification est l’Association des traducteurs et interprètes de l’Ontario (ATIO). « Traducteur agréé » est un titre réservé en vertu de la loi ontarienne. La province de l’Ontario a adopté une loi en 1989 réservant cette désignation exclusivement aux membres de l’ATIO qui ont réussi un examen de certification et ont accepté le code de déontologie professionnelle de l’association. Seuls les membres de l’ATIO peuvent légalement utiliser ce titre en Ontario. Lorsque vous recevez une traduction portant un sceau et un numéro de membre de l’ATIO, IRCC peut vérifier les titres du traducteur, et aucun affidavit n’est requis. Pour comprendre exactement ce que cette désignation signifie en pratique, consultez notre explication de ce que couvre la certification de l’ATIO.
Parmi les autres associations provinciales reconnues par IRCC figurent l’OTTIAQ (Québec) et la STIBC (Colombie-Britannique), qui, avec l’ATIO, sont des organismes membres du Conseil des traducteurs, terminologues et interprètes du Canada. Tout membre en règle d’une association provinciale de traduction officielle au Canada satisfait à la norme du traducteur agréé d’IRCC sans affidavit.
Voie 2 : un traducteur non agréé avec un affidavit
Si le traducteur n’est pas membre d’une association provinciale reconnue, il doit fournir un affidavit. Selon la définition même d’IRCC, un affidavit pour une traduction est « un document indiquant que la traduction est une version fidèle et exacte du texte original ». Le traducteur jure de l’exactitude de son travail devant un commissaire autorisé à faire prêter serment dans le pays où il vit, habituellement un notaire ou un commissaire à l’assermentation au Canada.
La voie de l’affidavit comporte de réelles complications : elle suppose un rendez-vous distinct avec un notaire ou un commissaire, elle ajoute des coûts et du temps, et l’affidavit doit être exécuté correctement, sans quoi il crée un nouveau problème de conformité. Si la personne qui fait prêter serment n’est pas autorisée à le faire, ou si le texte de l’affidavit ne respecte pas la norme d’IRCC, la traduction peut tout de même être refusée. Pour les documents destinés à IRCC, la voie du traducteur agréé est presque toujours plus nette, plus rapide et plus fiable. Pour un examen plus approfondi des différences, consultez notre comparaison complète de la traduction certifiée par rapport à la traduction notariée au Canada.
Certifiée, avec affidavit ou notariée : tableau comparatif
Ces trois termes sont constamment confondus. Le tableau ci-dessous précise ce que chacun signifie, qui le fournit, et si IRCC l’accepte sans étapes supplémentaires.
| Type de traduction | Qui la fournit | Affidavit requis? | Sceau / timbre requis? | Conforme à IRCC? |
|---|---|---|---|---|
| Traduction certifiée (ATIO ou équivalent) | Membre d’une association provinciale de traduction reconnue au Canada (p. ex. l’ATIO en Ontario) | Non, le sceau et le numéro de membre suffisent à satisfaire IRCC | Oui, le sceau officiel du traducteur portant son numéro de membre | Oui, entièrement conforme |
| Traduction avec affidavit | Toute personne bilingue compétente qui n’est pas le demandeur, un membre de la famille ou son représentant | Oui, assermenté devant un notaire ou un commissaire à l’assermentation | Aucun sceau officiel requis du traducteur | Oui, si l’affidavit est exécuté correctement |
| Traduction notariée | Un notaire qui certifie le document (courant dans les pays de droit civil) | Dépend du format du pays d’origine | Le sceau du notaire sur la certification, et non sur la traduction elle-même | Acceptée lorsqu’elle satisfait à l’exigence en trois parties d’IRCC; vérifiez auprès d’un professionnel qualifié |
| Traduction par soi-même / par un membre de la famille | Demandeur, époux, parent, frère ou sœur, ou son représentant | S.O. | S.O. | Non, expressément refusée par IRCC |
Quels documents ont le plus souvent besoin d’une traduction pour IRCC
La liste de contrôle des documents de votre programme précis est la source qui fait autorité, alors consultez-la toujours. Les catégories ci-dessous sont les documents qui ont le plus fréquemment besoin d’une traduction dans l’ensemble des programmes d’IRCC. Tout document dans une langue autre que l’anglais ou le français doit être traduit, et la liste présentée ici n’est pas exhaustive.
Documents d’identité et d’état civil
Certificats de naissance : Requis dans pratiquement toutes les demandes d’IRCC. Si votre certificat de naissance est en arabe, en mandarin, en hindi, en tagalog, en ukrainien ou dans toute autre langue que l’anglais ou le français, une traduction certifiée est obligatoire. Les traducteurs doivent rendre chaque élément du document : les champs de nom, le lieu de naissance, le numéro d’enregistrement, la date de délivrance, les timbres officiels et toute annotation manuscrite.
Certificats de mariage : Nécessaires pour les parrainages d’époux, les demandes de membres de la famille à charge et tout programme où l’état matrimonial influe sur l’admissibilité. La traduction doit couvrir le nom des deux parties tel qu’il est écrit, la date du mariage, l’autorité de délivrance ainsi que tous les sceaux ou timbres officiels figurant sur l’original.
Jugements de divorce et documents de séparation : Si vous avez déjà été marié, IRCC a besoin de preuves que les mariages antérieurs ont légalement pris fin. Les documents de divorce provenant de tribunaux étrangers doivent être entièrement traduits, y compris le nom du tribunal, le numéro de dossier, le nom des parties et la date à laquelle le jugement a été rendu ou est devenu définitif.
Certificats de décès : Requis lorsqu’un époux précédent est décédé, lorsqu’il faut prouver un lien familial par l’entremise d’un parent décédé, ou dans la documentation liée à une succession soumise avec les preuves d’immigration.
Documents de changement de nom : Si votre nom légal diffère d’un document à l’autre en raison d’un changement de nom officiel, d’un mariage ou d’une variation de translittération, IRCC peut exiger une documentation expliquant l’écart. Si cette documentation n’est pas en anglais ou en français, elle doit être traduite.
Cartes d’identité nationales et passeports : IRCC traite déjà la page biographique de votre passeport, mais si vous soumettez des documents d’identité nationaux supplémentaires dans une autre langue, des traductions sont requises.
Dossiers d’adoption : Les demandes concernant des enfants adoptés nécessitent une documentation prouvant le fondement juridique de l’adoption. Ces dossiers sont souvent délivrés par des tribunaux ou des registres civils dans le pays de naissance de l’enfant et doivent être traduits en entier.
Casiers judiciaires et antécédents
Certificats de police : IRCC est explicite à ce sujet dans son propre Centre d’aide : « Si vos documents ne sont pas en anglais ou en français, vous devez envoyer une traduction faite par un traducteur agréé avec votre demande. Nous n’acceptons pas les traductions faites par des membres de la famille. » Les certificats de police de pays comme la Chine, la Corée du Sud, le Mexique, le Brésil, l’Ukraine, l’Inde, les Philippines et bien d’autres ne sont généralement délivrés que dans la langue nationale. Une traduction certifiée doit accompagner chaque certificat de police qui n’est pas délivré en anglais ou en français. La traduction doit comprendre le nom de l’autorité de délivrance, la date de délivrance, les renseignements personnels de la personne tels qu’ils sont indiqués, et toute mention concernant l’existence d’un casier judiciaire ou son absence.
Documents scolaires
Diplômes et grades : Les titres de compétences postsecondaires d’établissements étrangers sont fréquemment rédigés dans la langue nationale du pays de délivrance. Lorsque vous joignez un diplôme pour appuyer une prolongation de permis d’études, un permis de travail ou un profil Entrée express, le diplôme lui-même doit être traduit s’il n’est pas en anglais ou en français.
Relevés de notes : Les relevés de notes scolaires doivent être traduits en entier : chaque titre de cours, chaque mention de note et chaque sceau ou filigrane institutionnel. Les traductions partielles qui ne couvrent que la colonne des notes tout en laissant les noms de cours non traduits ne sont pas acceptables.
Évaluations des diplômes d’études (EDE), la nuance de la traduction pour WES : Si vous présentez une demande par l’entremise d’Entrée express et avez besoin d’une évaluation des diplômes d’études de WES, il y a une distinction importante à comprendre. WES n’évalue pas vos documents directement pour IRCC. WES réalise sa propre évaluation, sur laquelle IRCC s’appuie ensuite. Pour l’évaluation de WES elle-même, WES exige que tout document qui n’est pas en anglais ou en français soit accompagné d’une traduction. WES précise que les traductions doivent être exactes et mot à mot, claires et lisibles, et effectuées par un traducteur professionnel. WES ne peut accepter les traductions manuscrites, les traductions de photocopies ni les traductions faites par le demandeur. Une fois que WES a délivré votre rapport d’EDE, ce rapport est versé dans votre profil Entrée express, et le rapport de WES lui-même est déjà en anglais. Toutefois, si vous soumettez aussi directement à IRCC le diplôme ou le relevé de notes sous-jacent comme document à l’appui (ce que certains programmes exigent), ces documents ont encore besoin de traductions certifiées conformes pour les dossiers d’IRCC. Le rapport d’EDE remplace la nécessité pour IRCC d’évaluer votre titre de compétences étranger, mais il ne remplace pas l’exigence de traduction pour tout document à l’appui en langue étrangère que vous soumettez directement dans votre dossier de demande.
Documents financiers
Relevés bancaires et preuve de fonds : Requis pour les permis d’études, les visas de visiteur, Entrée express et de nombreuses demandes de parrainage. Les relevés bancaires délivrés par des banques étrangères dans une langue autre que l’anglais ou le français, qu’ils proviennent de l’Inde, du Mexique, de la Chine, du Brésil ou d’ailleurs, ont besoin d’une traduction certifiée. Chaque en-tête de colonne, chaque désignation de compte, chaque montant de solde et chaque nom de banque doit être traduit avec exactitude.
Autres documents couramment traduits
- Permis de conduire : Si vous soumettez un permis de conduire étranger comme moyen de vérification de l’identité ou pour appuyer un transfert de permis provincial, et qu’il n’est pas en anglais ou en français, une traduction certifiée est nécessaire.
- Contrats de travail et lettres de référence : Les dossiers d’emploi en langue étrangère soumis pour démontrer l’expérience de travail dans des programmes comme Entrée express doivent être traduits en entier, y compris les titres de poste, les tâches et toutes les dates.
- Dossiers militaires : Les demandeurs de pays où le service militaire est obligatoire peuvent avoir à expliquer leurs antécédents militaires, et tout dossier militaire en langue étrangère doit être traduit.
- Titres de propriété et affidavits financiers : Parfois soumis comme preuve de liens avec un pays d’origine dans les demandes de résidence temporaire, ils exigent une traduction complète s’ils ne sont pas en anglais ou en français.
Notre équipe de traduction couvre plus de 500 langues, y compris bon nombre de langues moins couramment demandées que les petites agences ne peuvent pas prendre en charge. Si vous ne savez pas avec certitude si votre type de document précis a besoin d’une traduction, notre équipe peut vous conseiller, demandez une soumission gratuite et décrivez votre document.
Notes propres aux programmes : comment les exigences de traduction s’appliquent dans les catégories d’IRCC
Entrée express (Travailleurs qualifiés du fédéral, Travailleurs de métiers spécialisés du fédéral, Catégorie de l’expérience canadienne)
Entrée express est un système fondé sur des points géré au moyen d’un profil dans le portail d’IRCC. Lorsque vous créez votre profil Entrée express, vous déclarez votre scolarité, votre expérience de travail, vos résultats linguistiques et vos renseignements personnels. Lorsqu’IRCC vous invite à présenter une demande de résidence permanente (IPA), vous devez téléverser des documents à l’appui qui confirment tout ce que vous avez déclaré. Tout document de votre dossier qui n’est pas en anglais ou en français exige une traduction certifiée conforme. Parmi les documents couramment traduits pour Entrée express figurent les titres de compétences scolaires étrangers, les dossiers d’emploi étrangers, les certificats de police des pays de résidence et les documents d’état civil. La règle de base, soit la traduction et la copie certifiée conforme de l’original, s’applique tout du long, et notre aperçu des exigences de traduction d’IRCC au Canada explique comment elle s’applique document par document.
Parrainage familial (Époux, conjoint de fait, enfants à charge, parents et grands-parents)
Les demandes de parrainage familial nécessitent une documentation civile étendue. Pour les parrainages d’époux et de conjoints, les documents courants nécessitant une traduction comprennent les certificats de mariage, les certificats de naissance des enfants à charge, les jugements de divorce de mariages antérieurs, les certificats de décès, le cas échéant, et toute preuve de relation contenant du texte écrit dans une langue autre que l’anglais ou le français. Pour le parrainage des parents et des grands-parents, les certificats de naissance établissant le lien familial et tout document d’identité en langue étrangère doivent être traduits. L’interdiction des traductions par des membres de la famille est particulièrement pertinente ici : le membre de la famille qui parraine ne peut pas traduire les documents de la demande, même s’il est professionnellement bilingue.
Permis d’études
Les demandes de permis d’études exigent une preuve d’acceptation, une preuve de soutien financier et souvent une preuve d’identité et d’état civil. Les documents financiers délivrés par des banques étrangères, les relevés de notes scolaires étrangers et les documents d’identité qui ne sont pas en anglais ou en français exigent tous une traduction certifiée. La même règle en trois parties s’applique : traduction, affidavit (si le traducteur n’est pas un membre agréé d’une association reconnue) et copie certifiée conforme de l’original.
Permis de travail
Les demandes de permis de travail comprennent fréquemment des contrats de travail en langue étrangère, des lettres de référence d’employeurs étrangers et des titres de compétences scolaires. Chacun de ces documents, s’il n’est pas en anglais ou en français, exige une traduction certifiée conforme. Pour les permis de travail propres à un employeur, l’offre d’emploi elle-même, si elle est rédigée dans une langue autre que l’anglais ou le français, est un autre document qui peut nécessiter une traduction.
Citoyenneté canadienne
Le guide de citoyenneté est explicite : « Si vous fournissez un document qui n’est pas en anglais ou en français, vous devez l’envoyer avec une photocopie certifiée conforme et une traduction certifiée. » Pour les demandes de citoyenneté, les directives mêmes d’IRCC confirment que les traducteurs agréés canadiens n’ont pas à fournir d’affidavit. Parmi les documents couramment à traduire dans les demandes de citoyenneté figurent les certificats de naissance, les documents d’identité des pays d’origine et tout document d’état civil qui n’existe pas dans une version anglaise ou française.
Renouvellement de la carte de résident permanent et titres de voyage pour RP
Les demandes de renouvellement de la carte de RP et de titre de voyage pour RP exigent une preuve de respect des obligations de résidence, ce qui peut comprendre des dossiers d’emploi, des titres de voyage et une preuve d’adresse. Si l’un de ces documents à l’appui est dans une langue autre que l’anglais ou le français, il doit être traduit. Les mêmes règles concernant les traducteurs agréés et les copies certifiées conformes s’appliquent.
Pourquoi la certification de l’ATIO compte pour les demandeurs de l’Ontario
Pour saisir la valeur pratique de l’adhésion à l’ATIO, il faut savoir ce qu’est réellement l’ATIO. L’Association des traducteurs et interprètes de l’Ontario est la plus ancienne organisation de traduction au Canada. La province de l’Ontario a adopté une loi en 1989 faisant de « Traducteur agréé » un titre réservé, ce qui signifie que personne en Ontario ne peut légalement l’utiliser à moins d’être un membre de l’ATIO ayant réussi le rigoureux examen de certification de l’association et accepté son code de déontologie professionnelle. Ce n’est pas un titre autodéclaré. Il exige une compétence démontrable dans la combinaison de langues précise, vérifiée par examen.
Aux fins d’IRCC, ce fondement législatif a un véritable poids. Les traductions portant le sceau et la signature d’un traducteur agréé de l’ATIO sont acceptées par la plupart des ministères fédéraux et provinciaux sans qu’il soit nécessaire d’obtenir une certification supplémentaire d’un commissaire à l’assermentation ou d’un notaire. Le sceau et le numéro de membre de l’ATIO sur la traduction donnent à IRCC tout ce dont il a besoin pour vérifier les titres du traducteur. Il n’y a aucun affidavit à faire assermenter, aucun rendez-vous chez le notaire à prendre et aucune déclaration sous serment supplémentaire à obtenir.
Cela compte en pratique parce que les affidavits ajoutent du temps, des coûts et une variable de conformité de plus. Si la personne qui fait prêter serment utilise un mauvais formulaire, si l’affidavit est assermenté dans la mauvaise juridiction, ou s’il n’est pas rédigé selon la norme d’IRCC, votre dossier de traduction échoue même lorsque la traduction elle-même est exacte. Une traduction agréée par l’ATIO élimine entièrement cette catégorie de risque. Nos services de traduction certifiée sont assurés par des traducteurs qui détiennent des titres reconnus, et nos traductions sont entièrement conformes à l’ATIO pour IRCC, les tribunaux, les hôpitaux et les organismes provinciaux. Si vous êtes à Toronto, à Hamilton ou que vous soumettez à distance de partout au Canada, consultez nos services de traduction certifiée à Toronto et nos services de traduction certifiée à Hamilton pour de l’information propre à chaque lieu.
Étape par étape : comment faire traduire vos documents pour IRCC
Étape 1 : examinez la liste de contrôle des documents de votre programme
Avant de communiquer avec un traducteur, téléchargez la liste de contrôle officielle des documents et le guide d’instructions de votre programme d’IRCC précis à partir de canada.ca. La liste de contrôle énumère chaque document requis. Déterminez lesquels de ces documents ne sont pas en anglais ou en français. Certains programmes énoncent des exigences qui vont au-delà de la règle de base d’IRCC. Certains programmes des candidats des provinces, par exemple, ont leurs propres normes de traduction. Connaissez votre liste de contrôle avant de rassembler vos documents.
Étape 2 : rassemblez vos documents originaux
Réunissez les originaux de chaque document qui doit être traduit. N’envoyez pas de photocopies à partir desquelles votre traducteur travaillera. WES lui-même souligne que les traducteurs doivent travailler à partir de documents officiels, et non de copies informelles, parce que les versions non officielles pourraient ne pas correspondre exactement à l’original officiel. Si votre certificat de naissance est plastifié et ne peut pas être photocopié clairement, communiquez avec l’autorité de délivrance dans votre pays d’origine pour obtenir une nouvelle copie certifiée conforme. Votre traducteur certifiera une photocopie de l’original dans le cadre du processus de traduction.
Étape 3 : choisissez un traducteur agréé par l’ATIO (ou agréé de façon équivalente)
Communiquez avec un traducteur ou une agence de traduction dont les traducteurs sont membres en règle de l’ATIO (Ontario) ou de l’organisme provincial équivalent de votre province. Vérifiez que le traducteur est agréé précisément pour la combinaison de langues dont vous avez besoin. La certification de l’ATIO est accordée par combinaison de langues, et non comme un titre général. Un traducteur agréé pour l’anglais-espagnol n’est pas automatiquement agréé pour l’anglais-arabe. Demandez à l’agence de confirmer la certification du traducteur et la combinaison de langues pertinente avant de poursuivre. C’est l’étape qui vous qualifie pour la voie sans affidavit. Consultez nos conseils sur les erreurs les plus courantes que les gens commettent lorsqu’ils embauchent des traducteurs agréés avant de vous engager.
Étape 4 : fournissez les documents originaux et confirmez la portée
Indiquez clairement au traducteur quel programme et quelle demande d’IRCC vous préparez. Un traducteur minutieux traduira tout ce qui figure sur le document, y compris les timbres, les sceaux officiels, les notes en marge et toute annotation manuscrite, parce qu’IRCC exige que tout le texte de l’original figure dans la traduction. Si un timbre est illisible sur l’original, le traducteur devrait indiquer qu’il est illisible plutôt que de l’omettre. Les traductions partielles qui sautent des timbres, des dates ou des numéros d’enregistrement sont une cause fréquente de refus. Apprenez-en davantage sur pourquoi le recours à un traducteur agréé est si essentiel pour les documents officiels.
Étape 5 : examinez le dossier de traduction livré
Lorsque vous recevez la traduction terminée, confirmez qu’elle contient : (1) le texte traduit complet, (2) le nom, la signature et les coordonnées du traducteur, (3) la date de la traduction, (4) le sceau officiel de l’ATIO du traducteur portant son numéro de membre, et (5) une photocopie certifiée conforme du document original. Si l’un de ces éléments manque, demandez une correction avant de soumettre à IRCC. Le délai habituel chez Professional Interpreting Canada est de 24 à 48 heures pour la plupart des documents, avec des options urgentes lorsque les échéances sont serrées.
Étape 6 : assemblez et soumettez votre dossier de demande
Déposez la traduction et sa copie certifiée conforme de l’original avec le formulaire de demande et tous les autres documents à l’appui, en suivant les instructions d’assemblage de votre guide de programme. Pour les demandes en ligne, numérisez le dossier de traduction complet, soit les pages de traduction plus la copie certifiée conforme de l’original, en un seul fichier PDF clair. Ne protégez pas le fichier par un mot de passe. Pour les demandes papier, placez la traduction immédiatement après le document qu’elle traduit. Étiquetez tout clairement en utilisant les noms de documents figurant sur la liste de contrôle.
Erreurs courantes qui font retourner les demandes
D’après les directives publiées par IRCC et la nature des règles, les erreurs ci-dessous sont les causes les plus fréquentes de retours et de refus liés à la traduction.
Utiliser un membre de la famille comme traducteur
C’est l’erreur la plus courante. Les demandeurs dont l’époux, le parent ou le frère ou la sœur est un locuteur bilingue maîtrisant la langue, ou même un traducteur en exercice, présument qu’ils peuvent s’occuper de la traduction pour économiser temps et argent. IRCC refuse catégoriquement les traductions provenant de membres de la famille et du représentant du demandeur. Il n’y a aucune exception pour les proches hautement qualifiés. L’exigence d’un traducteur indépendant existe parce qu’IRCC a besoin d’un professionnel impartial pour attester de l’exactitude, et non d’une personne ayant un intérêt personnel dans l’issue de la demande.
Soumettre une traduction sans la copie certifiée conforme de l’original
Une traduction soumise seule, sans la photocopie certifiée conforme du document original qu’elle traduit, est une soumission incomplète. Les deux doivent être inclus ensemble. De nombreux demandeurs numérisent par inadvertance uniquement les pages traduites et omettent la copie certifiée conforme de l’original.
Soumettre une traduction non agréée sans affidavit
Si le traducteur n’est pas membre d’une association provinciale reconnue, un affidavit est obligatoire. Une traduction d’un professionnel bilingue compétent qui n’est pas agréé par l’ATIO (ou un équivalent), soumise sans affidavit d’accompagnement, est non conforme. De nombreux traducteurs qui se présentent comme « professionnels » ou « expérimentés » ne sont pas membres d’une association provinciale reconnue, ce qui signifie que la voie de l’affidavit est requise pour leur travail.
Traductions partielles
Les timbres, les sceaux, les filigranes officiels, les notes manuscrites et les numéros d’enregistrement font tous partie du document et doivent tous figurer dans la traduction. Un raccourci courant, qui consiste à ne traduire que le texte dactylographié en laissant les timbres et les annotations non traduits, crée un écart entre l’original et la traduction. Les agents d’IRCC comparent les deux, et tout écart inexpliqué est un signal d’alarme.
Travailler à partir de sources non officielles ou de photocopies
WES indique expressément que les traducteurs doivent travailler à partir de documents officiels, et non de copies informelles. La même logique s’applique aux soumissions à IRCC. Si un traducteur produit une traduction fondée sur une photocopie floue ou un balayage numérique envoyé par courriel plutôt que sur le document original, la qualité et l’exactitude de la traduction peuvent en souffrir, et la copie certifiée qui accompagne la traduction pourrait ne pas satisfaire à la norme d’IRCC d’une « photocopie certifiée conforme de l’original ».
Présumer que le rapport d’EDE remplace toutes les exigences de traduction
Les demandeurs d’Entrée express qui ont obtenu une EDE de WES croient parfois que, parce que WES a déjà examiné leurs documents scolaires, aucune traduction n’est nécessaire dans la demande à IRCC elle-même. C’est inexact. Le rapport d’EDE établit l’équivalence de votre titre de compétences. Il ne remplace pas les documents à l’appui traduits qui sont requis. Si votre guide de programme vous demande d’inclure votre diplôme ou vos relevés de notes comme documents à l’appui dans votre demande à IRCC, et que ces documents ne sont pas en anglais ou en français, ils doivent tout de même être accompagnés de traductions certifiées.
Traductions périmées ou expirées
IRCC ne précise pas officiellement d’âge maximal pour une traduction, mais une traduction préparée des années avant votre demande actuelle, et donc plus ancienne que les autres documents de votre dossier, peut soulever des questions, surtout si le document original a depuis été mis à jour ou délivré de nouveau. Si votre situation a changé ou si vos documents originaux ont été délivrés de nouveau, faites faire une traduction récente.
Foire aux questions
IRCC accepte-t-il les traductions de traducteurs agréés de l’étranger?
Oui, en principe. IRCC reconnaît les traducteurs agréés qui sont membres d’organisations professionnelles de traduction à l’étranger, et non seulement au Canada. Toutefois, les traducteurs de l’étranger qui ne sont pas membres d’une association provinciale canadienne devront fournir un affidavit avec leur traduction. Travailler avec un traducteur agréé par l’ATIO au Canada élimine entièrement cette exigence et donne à IRCC un professionnel canadien vérifiable comme référence.
Que faire si mon document est dans une langue rare que très peu de traducteurs au Canada couvrent?
Professional Interpreting Canada travaille dans plus de 500 langues, y compris bon nombre que les agences généralistes traitent rarement. Pour les langues véritablement peu communes, il peut être nécessaire de faire appel à un professionnel bilingue qui n’est pas agréé par l’ATIO pour cette combinaison de langues précise, auquel cas la voie de l’affidavit s’applique. L’affidavit doit être assermenté correctement et doit attester à la fois de la compétence linguistique du traducteur et de l’exactitude de la traduction. Communiquez avec nous pour discuter de votre besoin linguistique précis avant de présumer qu’une voie particulière est requise. Comprendre la différence entre un traducteur et un interprète est aussi un contexte utile lorsque vous choisissez le bon professionnel pour un document écrit par rapport à une interaction orale.
Puis-je envoyer à IRCC le document original sans traduction si la langue est couramment parlée au Canada?
Non. La règle dépend du fait que le document soit en anglais ou en français, et non de la mesure dans laquelle la langue source est parlée au Canada. Un certificat de naissance en espagnol soumis à IRCC sans traduction anglaise ou française n’est pas conforme, peu importe le nombre de Canadiens qui parlent espagnol, et les données sur la langue du Recensement de 2021 de Statistique Canada font état de millions de résidents dont la langue maternelle n’est ni l’anglais ni le français. L’agent qui traite votre demande doit être en mesure de lire le document en anglais ou en français.
Combien de temps prend habituellement une traduction certifiée?
Chez Professional Interpreting Canada, le délai habituel est de 24 à 48 heures pour la plupart des traductions d’un seul document. Les documents complexes de plusieurs pages, ou les demandes comportant de nombreux documents à la fois, peuvent prendre plus de temps. Si vous avez une échéance de soumission ferme dictée par une date d’expiration d’IPA ou un rendez-vous pour un visa, dites-le-nous lorsque vous demandez votre soumission afin que nous puissions accorder la priorité en conséquence.
Que se passe-t-il si IRCC retourne ma demande en raison d’un problème de traduction?
Selon le Centre d’aide d’IRCC, une demande retournée signifie que votre dossier n’a pas été accepté en traitement. Il a été renvoyé parce qu’il était incomplet. Vous devez le soumettre de nouveau avec les éléments manquants ou corrigés, y compris la lettre qu’IRCC envoie avec la demande retournée. Aucuns frais de traitement ne sont habituellement facturés de nouveau à cette étape, mais votre demande retourne au début de la file d’attente, ce qui entraîne des retards importants. Pour les programmes urgents comme le parrainage d’époux ou Entrée express, où les IPA ont des dates d’expiration, une demande retournée peut avoir de graves conséquences. Prévenir cela coûte bien moins cher en temps et en stress que de le corriger.
Une traduction notariée est-elle la même chose qu’une traduction certifiée aux fins d’IRCC?
Pas automatiquement. Dans certains pays, un notaire traduit et notarie les documents en pratique courante. La notarisation atteste de l’identité et de l’autorité du notaire, et non précisément de l’exactitude linguistique de la traduction. La question de savoir si une traduction notariée à l’étranger satisfait à l’exigence en trois parties d’IRCC dépend de son format et de son contenu précis. Si le document notarié contient à la fois la traduction et une attestation assermentée de son exactitude par le traducteur (ou le notaire agissant comme traducteur), exécutée devant un fonctionnaire autorisé, il peut satisfaire à l’exigence de l’affidavit. C’est un domaine nuancé. Notre guide détaillé sur la traduction certifiée par rapport à la traduction notariée au Canada explique les distinctions, et notre équipe peut examiner votre document précis avant que vous le soumettiez.
Les traductions doivent-elles être sur papier à en-tête officiel ou suivre un format précis?
IRCC n’impose pas de modèle ni de papier à en-tête précis pour les traductions, mais la traduction doit comprendre le nom complet du traducteur, sa signature, ses coordonnées, la date de la traduction et, pour les traducteurs agréés, le sceau officiel portant leur numéro de membre. De nombreuses agences de traduction professionnelles utilisent une mise en forme cohérente pour ces éléments. Ce qui compte, c’est que tous les titres requis soient présents et vérifiables, et non que le document suive une disposition particulière.
Puis-je utiliser la même traduction pour WES et pour ma demande à IRCC?
WES a son propre processus de soumission de documents, et vous téléversez les traductions directement dans votre compte WES. WES et IRCC sont des destinataires distincts. WES exige que les traductions ne soient pas envoyées dans des enveloppes scellées et qu’elles soient téléversées sous forme numérique, tandis qu’IRCC peut exiger des copies papier ou des formats de téléversement précis selon le type de demande. Dans la plupart des cas, la même traduction certifiée, préparée correctement par un traducteur professionnel, peut satisfaire aux normes de contenu des deux organisations, mais chaque organisation reçoit sa propre copie par son propre canal de soumission. Ne présumez pas que ce que vous avez envoyé à WES a été communiqué à IRCC. IRCC ne reçoit que ce que vous soumettez directement dans votre dossier de demande à IRCC.
Réussissez votre traduction pour IRCC du premier coup
Les erreurs de traduction comptent parmi les raisons les plus évitables d’une demande à IRCC retardée ou retournée. Les règles sont claires : les documents qui ne sont pas en anglais ou en français doivent être traduits par un professionnel agréé indépendant, accompagnés d’une copie certifiée conforme de l’original, et, si le traducteur n’est pas membre d’une association provinciale reconnue, accompagnés d’un affidavit exécuté correctement. En Ontario, travailler avec un traducteur agréé par l’ATIO élimine entièrement l’exigence de l’affidavit, donnant à votre demande une traduction nette et vérifiable qu’IRCC traite sans autres questions sur les titres.
Professional Interpreting Canada fournit des traductions agréées par l’ATIO acceptées par IRCC, les tribunaux et les hôpitaux. Nous couvrons plus de 500 langues, servons des clients à Toronto et à Hamilton en personne, et travaillons avec des clients partout au Canada à distance. Le délai habituel est de 24 à 48 heures. Nos traductions comprennent tout ce qu’IRCC exige : le texte traduit complet, les titres du traducteur, le sceau officiel et le numéro de membre, et une copie certifiée conforme du document original.