Une copie certifiée conforme est la photocopie d’un document original qu’une personne autorisée a comparée avec l’original et formellement vérifiée comme une reproduction fidèle et complète. Ce n’est pas une traduction, ce n’est pas un contrat notarié, et ce n’est pas une apostille. Sa seule fonction est de permettre à une institution de se fier à une copie comme s’il s’agissait de l’original, sans que vous ayez à vous départir de l’original lui-même. On bute sur ce terme lorsqu’une université demande des “copies certifiées” d’un diplôme, lorsqu’un gouvernement étranger veut une “copie conforme” d’un certificat de naissance, ou lorsqu’un agent d’immigration a besoin d’une copie vérifiée du document à partir duquel le traducteur a travaillé. Ce guide explique, en langage clair, ce qu’est une copie certifiée conforme, qui peut en produire une au Canada, quand vous en avez réellement besoin, et en quoi elle diffère des traductions certifiées, des notarisations et des apostilles avec lesquelles on la confond si souvent.

Qu’est-ce qu’une copie certifiée conforme? (Guide Canada 2026)

Ce guide s’adresse à la personne à qui l’on vient de demander de fournir une “copie certifiée conforme” et qui n’est pas tout à fait certaine de ce que cela signifie ni de qui peut en produire une. Nous sommes une entreprise de traduction et d’interprétation certifiée par l’ATIO établie en Ontario, et les copies certifiées côtoient de près les traductions certifiées dans le travail quotidien que nous accomplissons pour les nouveaux arrivants, les étudiants et les personnes qui font affaire avec des autorités étrangères. Les deux se confondent constamment, alors nous les séparons clairement ci-dessous. Nous expliquons ce qu’est une copie certifiée conforme, exactement qui est autorisé à en certifier une au Canada, les situations où elle est véritablement exigée, et en quoi elle diffère d’une traduction certifiée, d’un document notarié et d’une apostille. Tout au long du texte, nous renvoyons aux sources officielles du gouvernement du Canada et des ordres professionnels afin que vous puissiez confirmer chaque point vous-même, et nous signalons la règle qui prend presque tout le monde au dépourvu : un document en langue étrangère a généralement encore besoin d’une traduction certifiée en plus de toute copie certifiée.

Points clés à retenir

• Une copie certifiée conforme est la photocopie d’un document original qu’une personne autorisée a vérifiée, par écrit, comme une copie véritable et exacte de l’original qu’elle a examiné physiquement.
• La personne qui certifie ne se porte pas garante du caractère authentique ou véridique de l’original. Elle confirme une seule chose, bien précise : que la copie correspond à l’original placé devant elle.
• Au Canada, qui peut certifier une copie varie selon la province et selon l’institution qui la reçoit. Parmi les personnes habilitées couramment acceptées figurent un notaire public, un commissaire à l’assermentation ou commissaire aux affidavits, un avocat, et certains agents désignés tels que ceux d’une banque, d’un bureau de poste ou d’un bureau gouvernemental qui offre ce service.
• Une copie certifiée conforme n’est pas la même chose qu’une traduction certifiée. Si votre document n’est pas en anglais ou en français, vous aurez généralement encore besoin d’une traduction certifiée distincte, peu importe la façon dont la copie est certifiée.
• Elle se distingue aussi de la notarisation d’un contrat et d’une apostille. Une apostille authentifie un document public ou la signature d’un notaire ou d’un agent en vue d’un usage à l’étranger, ce qui constitue un processus différent régi par la Convention Apostille de La Haye.
• Les règles, les personnes habilitées acceptées et tous frais varient selon la province et selon l’organisme destinataire, alors confirmez toujours ce que l’institution précise acceptera avant de payer quoi que ce soit. Si votre document est dans une autre langue, vous pouvez demander une soumission gratuite pour une traduction certifiée préparée en 24 à 48 heures.

Qu’est-ce qu’une copie certifiée conforme, exactement?

Une fois le jargon mis de côté, une copie certifiée conforme est une chose simple. Vous avez un document original, disons un diplôme, un certificat de naissance ou une page de passeport. Vous en faites une photocopie. Ensuite, une personne autorisée examine les deux côte à côte, confirme que la copie est une reproduction complète et exacte de l’original, inscrit sur la copie une courte déclaration en ce sens, la signe, et habituellement la date et l’estampille. Cette photocopie signée et estampillée est la copie certifiée conforme. L’institution qui l’a demandée peut maintenant accepter la copie comme un substitut fiable de l’original, ce qui signifie que vous conservez votre original en sécurité entre vos propres mains plutôt que d’envoyer votre unique diplôme par la poste de l’autre côté d’un océan.

La déclaration de certification est volontairement étroite. Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada décrit une copie certifiée, dans les termes de son propre glossaire, comme la photocopie d’un document original qui est lisible et certifiée comme copie conforme de l’original par une personne autorisée, cette personne comparant la copie à l’original et inscrivant sur la photocopie son nom, sa signature, son poste ou titre, le nom du document original, la date à laquelle elle l’a certifié, et les mots confirmant qu’il s’agit d’une copie conforme du document original. Vous pouvez lire cette description dans la documentation d’aide d’IRCC sur la traduction et la certification des documents, exposée dans la réponse du Centre d’aide d’IRCC sur la traduction et les copies certifiées. L’idée clé est ce que la personne qui certifie dit et ne dit pas.

Ce que la personne qui certifie atteste réellement

La personne qui certifie atteste d’un seul fait, un seul : que la copie devant elle est une reproduction véritable, fidèle et complète du document original qu’elle a examiné. Elle ne déclare pas que l’original est authentique, que les faits qui s’y trouvent sont exacts, ni que la personne qui y est nommée est bien celle qu’elle prétend être. Un notaire qui certifie la copie d’un diplôme ne confirme pas que le diplôme a été honnêtement obtenu ni que l’université est agréée. Il confirme que la photocopie est identique au diplôme papier qu’il a tenu entre ses mains. Cette distinction importe parce que les demandeurs supposent parfois qu’une copie certifiée “valide” en quelque sorte le document sous-jacent. Ce n’est pas le cas. Elle valide la reproduction, rien de plus.

C’est précisément cette étroitesse qui justifie l’existence du service et qui le rend utile. L’institution destinataire ne peut souvent pas accepter des photocopies libres, parce que n’importe qui peut altérer une photocopie. En exigeant qu’un tiers de confiance autorisé atteste qu’une copie précise correspond à un original précis, l’institution obtient une assurance raisonnable que la copie n’a pas été trafiquée, tandis que vous évitez de vous séparer d’un original irremplaçable. C’est un mécanisme de confiance peu coûteux, et comprendre sa portée limitée vous évite d’acheter en trop des services dont vous n’avez pas besoin ou de présumer des protections qui n’existent pas.

À quoi ressemble habituellement une copie certifiée conforme

En pratique, une copie certifiée conforme est votre photocopie à laquelle s’ajoute un bloc de certification, habituellement estampillé et inscrit à la main ou tapé sur la copie elle-même ou sur une page jointe. Le bloc porte habituellement le nom complet de la personne qui certifie, son titre ou sa qualité officielle (par exemple “notaire public” ou “commissaire aux affidavits”), sa signature, la date, et une déclaration dans le sens d’une confirmation que le document est une copie conforme de l’original qui a été produit et examiné. De nombreuses personnes qui certifient estampillent aussi ou paraphent chaque page, et indiquent le nombre de pages que contient le document, de sorte qu’aucune page ne puisse être substituée ou ajoutée par la suite. Le libellé précis et l’estampille ne sont pas normalisés à l’échelle nationale, ce qui est l’une des raisons pour lesquelles les préférences de l’institution destinataire déterminent ce qui est acceptable.

Qui peut certifier une copie conforme au Canada?

C’est la question qui suscite le plus d’incertitude, et la réponse honnête est qu’elle dépend de deux choses : la province ou le territoire où vous vous trouvez, et l’institution qui recevra la copie. Il n’existe aucun registre national unique des “personnes autorisées à certifier des copies”, parce que le pouvoir de le faire découle d’un mélange de lois provinciales, de règles professionnelles et de la politique propre à l’organisme destinataire. Ce qui suit est le portrait pratique des personnes couramment acceptées, avec la mise en garde ferme que vous devriez toujours confirmer d’abord auprès de l’institution précise.

Parmi les personnes habilitées couramment acceptées partout au Canada figurent un notaire public, un avocat (et au Québec, un notaire, qui est un type de professionnel du droit différent de celui des provinces de common law), et un commissaire à l’assermentation ou commissaire aux affidavits. Au-delà de celles-là, de nombreuses institutions accepteront aussi la certification par des agents désignés dont les fonctions comprennent ce rôle, ce qui peut englober certains directeurs de banque, des employés de bureau de poste qui offrent le service, des comptables, des professionnels de la santé, des policiers ou des fonctionnaires, selon la liste de l’organisme destinataire. L’ampleur de cette liste est fixée par celui qui demande la copie, c’est pourquoi deux universités ou deux consulats étrangers peuvent vous donner des instructions différentes pour le tout même document.

Notaires publics et commissaires à l’assermentation

Pour la plupart des gens, la voie la plus sûre et la plus largement reconnue est un notaire public. Les notaires sont nommés en vertu de la loi provinciale et leur pouvoir de certifier des copies conformes est bien établi et largement accepté tant au Canada que par les autorités étrangères. Un commissaire à l’assermentation ou commissaire aux affidavits peut aussi certifier des copies dans de nombreuses provinces, bien que ses pouvoirs puissent être plus restreints que ceux d’un notaire et puissent être liés à des fins précises ou à la province dans laquelle il a été nommé. Comme la certification d’un notaire circule plus aisément, en particulier au-delà des frontières, c’est souvent le choix par défaut lorsqu’un document est destiné à une institution étrangère ou à tout processus qui pourrait ultérieurement exiger une apostille sur la signature de la personne qui certifie.

Il vaut la peine de souligner ici la variation provinciale. Les titres, le processus de nomination et la portée exacte de ce que chaque type de personne habilitée peut faire sont régis par les lois propres à chaque province, de sorte qu’un commissaire à l’assermentation d’une province peut détenir un pouvoir qu’un commissaire d’une autre province n’a pas. Ce n’est pas un détail que vous devriez deviner. Si l’institution destinataire nomme un type précis de personne habilitée, recourez à ce type. Si elle ne le fait pas, un notaire public est l’option la plus universellement sûre.

Avocats, agents et personnes habilitées propres à une institution

Les avocats peuvent généralement certifier des copies conformes, et de nombreuses institutions inscrivent explicitement “un avocat” parmi les personnes habilitées acceptables. Certains organismes vont plus loin et acceptent la certification par une catégorie définie de professionnels ou d’agents, par exemple un juge de paix, un policier en service, un comptable membre d’un ordre professionnel reconnu, ou un directeur d’une banque à charte. Certains comptoirs de services gouvernementaux et certains bureaux de poste offrent aussi la certification de copies. Le fil conducteur est que la personne qui certifie occupe une position de confiance publique et est identifiable. Mais, encore une fois, rien de cela n’est automatique : la certification d’un comptable acceptée par un organisme peut être refusée par un autre qui insiste sur un notaire. Les instructions de l’institution destinataire font autorité, chaque fois.

Une autre limite importante s’applique universellement : vous ne pouvez pas certifier la copie de votre propre document, et un membre de votre famille ou toute personne ayant un intérêt personnel dans votre demande ne le peut pas non plus. La personne qui certifie doit être un tiers indépendant et autorisé. Cela reflète la règle en traduction d’immigration, où il est interdit aux demandeurs et à leurs proches de traduire ou de certifier leurs propres documents, précisément pour maintenir la vérification à distance. Nous expliquons ce principe de distance dans notre guide sur comment faire traduire des documents pour IRCC.

Quand une copie certifiée conforme est-elle exigée?

Vous avez généralement besoin d’une copie certifiée conforme chaque fois qu’une institution veut l’assurance d’un document original mais ne veut pas, ou ne peut pas, prendre votre véritable original. Parfois c’est parce que l’original est irremplaçable et que vous refusez raisonnablement de l’envoyer par la poste, parfois c’est parce que le processus se déroule par la poste ou en ligne et qu’il n’y a aucun moyen de présenter l’original en personne, et parfois l’institution applique simplement une politique générale. Les déclencheurs précis se rangent dans quelques catégories reconnaissables, bien que l’exigence d’une copie certifiée, par opposition à une simple copie ou à l’original, soit toujours fixée par l’organisme destinataire.

Demandes d’immigration et demandes gouvernementales

En immigration canadienne, une copie certifiée intervient d’une manière particulière et limitée. IRCC ne vous demande pas de certifier chaque document. Là où cela devient pertinent, c’est la règle de traduction : lorsqu’un document n’est pas en anglais ou en français, la traduction doit être accompagnée d’une copie de l’original à partir duquel le traducteur a travaillé, et si cette source était une photocopie plutôt que l’original, IRCC exige que cette photocopie soit une copie certifiée de l’original, certifiée par une personne autorisée. Autrement dit, la copie certifiée appuie la traduction en l’ancrant à une version vérifiée de la source. C’est un rôle plus étroit que ce à quoi les gens s’attendent, et c’est l’une des raisons pour lesquelles nous accompagnons toujours une traduction d’une indication claire du document source sur lequel elle se fonde. Notre explication des exigences de traduction d’IRCC au Canada décrit comment la copie, la traduction et l’original s’agencent.

Au-delà de l’immigration, de nombreux autres processus gouvernementaux et paragouvernementaux requièrent des copies certifiées : les ordres professionnels qui évaluent des professionnels formés à l’étranger, les demandes de pension ou de prestations qui exigent une preuve d’identité ou de statut, et les vérifications de sécurité ou des antécédents. Chacun maintient ses propres règles quant à qui peut certifier et à ce que la déclaration doit indiquer. La constante est qu’ils veulent une copie de confiance sans détenir votre original.

Autorités étrangères, établissements scolaires et évaluations de diplômes

Les autorités étrangères comptent parmi les plus grands utilisateurs de copies certifiées conformes. Lorsque vous demandez un visa, une résidence, un permis de mariage ou un emploi dans un autre pays, l’autorité là-bas demande fréquemment des copies certifiées de vos documents d’état civil canadiens, de vos diplômes ou de votre attestation de vérification de casier judiciaire, précisément parce qu’elle ne peut pas vérifier une photocopie libre venue de l’étranger. Les universités et les collèges, au Canada comme à l’étranger, exigent couramment des copies certifiées des diplômes et des relevés de notes antérieurs dans le cadre de l’admission, et les services d’évaluation des diplômes qui évaluent une formation étrangère pour des employeurs ou des organismes de réglementation canadiens exigent souvent des copies certifiées des documents qu’ils évaluent. Dans tous ces cas, la copie certifiée est le pont qui permet à une institution de se fier à un document qu’elle ne verra jamais sous sa forme originale.

Cette dimension internationale est aussi le moment où la langue entre en jeu. Un grand nombre de ces demandes étrangères et scolaires concernent des documents qui ne sont pas en anglais ou en français, ou des documents canadiens envoyés vers un pays qui fonctionne dans une autre langue. C’est le moment où la question de la copie certifiée se heurte à la question de la traduction certifiée, et il faut satisfaire les deux. Nous traitons en détail du volet des diplômes sur notre page consacrée à la traduction de diplômes et de titres étrangers au Canada.

La demande pour ces services n’est pas marginale. Le Canada est un pays de nouveaux arrivants et de liens internationaux, et le travail documentaire qui en découle est considérable. Statistique Canada a indiqué, dans sa diffusion sur les données linguistiques du Recensement de 2021, qu’une part importante et croissante de la population a une langue maternelle autre que l’anglais ou le français, un reflet de l’immigration qui alimente, au départ, tant de demandes de copies certifiées et de traductions certifiées. Vous pouvez consulter les chiffres sous-jacents dans la diffusion de Statistique Canada sur la langue au Recensement de 2021.

Copie certifiée conforme contre traduction certifiée

C’est la distinction la plus importante de tout le guide, parce que confondre les deux est l’erreur la plus fréquente et la plus coûteuse que nous voyons. Une copie certifiée conforme et une traduction certifiée sont des choses entièrement différentes qui répondent à des questions entièrement différentes, et de nombreux documents ont besoin des deux.

Une copie certifiée conforme répond à la question “cette copie est-elle identique à l’original?” Elle ne comporte aucune traduction. La personne qui certifie pourrait certifier la copie d’un diplôme en mandarin sans lire un seul mot de mandarin, parce que tout ce qu’elle confirme, c’est que la photocopie correspond au papier devant elle. Une traduction certifiée, en revanche, répond à une question complètement différente : “que dit ce document en anglais ou en français, et cette restitution est-elle exacte et complète?” Elle est produite par un traducteur qualifié qui restitue l’intégralité du contenu dans la langue cible et certifie l’exactitude de la traduction, habituellement avec un sceau et un numéro de membre d’un ordre professionnel reconnu. L’une porte sur la fidélité de la reproduction; l’autre, sur la fidélité du sens d’une langue à l’autre.

Parce qu’elles résolvent des problèmes différents, une copie certifiée ne fait rien pour rendre un document en langue étrangère compréhensible à une institution canadienne ou anglophone, et une traduction certifiée ne fait rien pour prouver que votre photocopie correspond à un original que vous conservez. Lorsqu’une institution reçoit, disons, un certificat de naissance délivré en arabe, elle a souvent besoin de la traduction certifiée pour pouvoir lire le document, et peut avoir besoin séparément d’une copie certifiée de l’original pour pouvoir se fier à la source dont provient la traduction. Traiter l’une comme un substitut de l’autre est ce qui fait retourner les demandes. Notre comparaison plus approfondie de ces types de documents se trouve sur notre page sur la traduction assermentée, certifiée ou notariée au Canada.

Un document en langue étrangère a généralement besoin d’une traduction certifiée quand même

Voici la règle à graver dans votre mémoire : certifier la copie d’un document en langue étrangère ne le traduit pas, et la plupart des institutions canadiennes et internationales qui fonctionnent en anglais ou en français exigeront tout de même une traduction certifiée. Une copie certifiée conforme d’un document français ou anglais peut être tout ce dont vous avez besoin lorsque la langue n’est pas un obstacle. Mais dès l’instant où le document sous-jacent est dans une autre langue, la copie certifiée et la traduction certifiée sont deux exigences distinctes, et satisfaire l’une ne satisfait pas l’autre. La règle de traduction d’IRCC le rend explicite en demandant la traduction, l’attestation de la compétence du traducteur et une copie de l’original, ensemble. La traduction au Canada est produite par un traducteur agréé qui, en Ontario, est membre de l’Association des traducteurs et interprètes de l’Ontario, l’organisme qui détient le titre “agréé”, réservé par la loi dans la province, comme le décrit l’Association of Translators and Interpreters of Ontario (ATIO). La plupart des associations provinciales appartiennent à la fédération nationale qui administre l’agrément, le Conseil des traducteurs, terminologues et interprètes du Canada (CTTIC). Nous expliquons en quoi consiste une traduction certifiée sur notre page principale de traduction de documents, et vous pouvez voir les langues que nous couvrons sur notre page des langues.

Question	Copie certifiée conforme	Traduction certifiée
À quelle question elle répond	Cette copie est-elle identique à l’original?	Que dit le document en anglais ou en français, et cette restitution est-elle exacte?
Qui l’exécute	Une personne autorisée à certifier (notaire, commissaire, avocat, agent désigné).	Un traducteur agréé, membre en règle d’un ordre reconnu.
Comporte-t-elle de la langue?	Non. La personne qui certifie n’a pas besoin de comprendre la langue du document.	Oui. L’intégralité du contenu est restituée dans la langue cible.
Ce qu’elle prouve	La copie correspond à l’original examiné.	La traduction est une version fidèle et complète de la source.
Nécessaire pour un document en langue étrangère?	Parfois, pour ancrer la copie source.	Presque toujours, pour que l’institution puisse le lire.

Copie certifiée conforme contre document notarié

“Notarié” est un mot que les gens emploient de façon vague, ce qui brouille son rapport avec une copie certifiée conforme. Un notaire public accomplit plusieurs actes distincts, et certifier une copie conforme n’en est qu’un. Lorsqu’un notaire certifie une copie conforme, il fait exactement ce que nous avons décrit : il confirme qu’une photocopie correspond à un original. C’est un acte notarié, alors, au sens large, une copie certifiée conforme faite par un notaire est “notariée”. Mais “notariser un document” renvoie souvent à tout autre chose.

Le sens le plus courant de la notarisation est celui d’un notaire qui est témoin et authentifie une signature sur un document, ou qui fait prêter un serment ou une affirmation solennelle, par exemple lorsqu’une personne signe un affidavit, une déclaration solennelle, un contrat ou une procuration devant le notaire. Dans ce scénario, le notaire atteste qu’une personne nommée s’est présentée, a été identifiée et a signé, ou a juré de la vérité d’une déclaration. C’est fondamentalement différent de certifier qu’une copie correspond à un original. L’un concerne la passation et la signature d’un document; l’autre concerne la reproduction fidèle d’un document existant. Le même notaire peut faire les deux, mais ce sont des services distincts ayant des fins distinctes, et les confondre amène les gens à demander la mauvaise chose.

Aux fins de la traduction, la distinction est nette. Une traduction certifiée est certifiée par le sceau professionnel du traducteur. Une traduction notariée, en revanche, signifie habituellement que la déclaration sous serment ou l’affidavit d’un traducteur quant à l’exactitude de la traduction est témoigné par un notaire, ce qui ajoute une couche de serment formel mais ne change pas qui a réellement fait la traduction. Et une copie certifiée conforme d’une traduction, ou d’un original, est encore une autre chose. Nous démêlons ces couches avec soin sur notre page consacrée à la traduction certifiée ou notariée au Canada, qui vaut la peine d’être lue si une institution vous a remis des instructions employant les trois mots à la fois.

Copie certifiée conforme contre apostille

L’apostille est le type de document le plus souvent confondu avec une copie certifiée conforme lorsque des documents partent à l’étranger, pourtant les deux opèrent à des niveaux complètement différents. Une copie certifiée conforme vérifie qu’une copie correspond à un original. Une apostille fait quelque chose de plus haut dans la chaîne : elle authentifie l’origine d’un document public, ou la signature et la qualité de l’agent ou du notaire qui l’a signé ou certifié, afin que le document soit accepté dans un autre pays qui appartient à la Convention Apostille de La Haye. L’apostille ne dit rien sur le contenu de votre document ni sur l’exactitude d’une copie. Elle certifie que la signature ou le sceau sur le document, souvent celui d’un notaire ou d’un officier de l’état civil, est authentique.

La séquence se déroule souvent ainsi lorsqu’un document canadien est requis dans un pays signataire de la Convention : vous obtenez ou créez le document, un notaire peut certifier une copie conforme ou être témoin d’une signature, puis une autorité compétente délivre une apostille qui authentifie la signature de ce notaire ou de cet agent. Fait crucial, au Canada, les apostilles sont délivrées uniquement par des autorités compétentes désignées, non par des entreprises de traduction ni par des notaires. Ces autorités compétentes sont Affaires mondiales Canada à l’échelon fédéral, qui couvre aussi les provinces et territoires sans autorité propre, de même que les autorités provinciales de l’Ontario, du Québec, de l’Alberta, de la Colombie-Britannique et de la Saskatchewan. Le Canada a adhéré à la Convention Apostille de La Haye et celle-ci est entrée en vigueur pour le pays le 11 janvier 2024, remplaçant l’ancienne chaîne d’authentification et de légalisation aux fins d’usage dans d’autres pays signataires de la Convention. Vous pouvez lire le processus canadien officiel sur le service d’authentification et d’apostille d’Affaires mondiales Canada, et la Convention elle-même est administrée par la Section Apostille de la HCCH.

Pour les pays non signataires de la Convention, l’ancienne chaîne d’authentification suivie de la légalisation consulaire s’applique encore au lieu d’une apostille. Notre rôle dans tout cela n’est pas de délivrer des apostilles, ce que seules les autorités compétentes peuvent faire, mais de fournir la traduction certifiée qui doit fréquemment accompagner un document, et de vous aider à comprendre et à franchir les étapes. Si votre dossier implique l’envoi de documents à l’étranger, commencez par notre page pilière sur l’apostille au Canada, qui expose l’ensemble du processus et la place qu’y occupe la traduction.

Comment les trois couches s’empilent

Il est utile de voir ces éléments comme des couches plutôt que comme des solutions de rechange. À la base se trouve la copie certifiée conforme, qui confirme qu’une copie équivaut à un original. À côté, lorsque la langue est en jeu, se trouve la traduction certifiée, qui restitue le contenu en anglais ou en français. Au-dessus des deux, lorsqu’un document passe dans un autre pays, se trouve l’apostille ou la légalisation, qui authentifie les signatures des agents concernés pour que l’autorité étrangère accepte l’ensemble du dossier. Une seule demande internationale peut exiger les trois, assemblées dans le bon ordre. Savoir ce que fait chaque couche est ce qui vous permet d’assembler ce dossier correctement plutôt que de payer pour le mauvais service ou de découvrir une étape manquante au pire moment.

Comment obtenir une copie certifiée conforme au Canada

Obtenir une copie certifiée conforme est habituellement simple une fois que vous savez ce que l’institution destinataire acceptera. Considérez ce qui suit comme une séquence de travail, parce que faire les étapes dans l’ordre évite les déplacements inutiles les plus fréquents et les copies refusées.

1. Confirmez d’abord l’exigence auprès de l’institution destinataire. Demandez si elle veut une copie certifiée conforme, quel libellé la certification doit comporter, et surtout quelles personnes habilitées elle accepte, puisque certaines insistent sur un notaire tandis que d’autres acceptent un avocat, un commissaire ou un agent désigné.
2. Rassemblez le véritable original. La personne qui certifie doit examiner le document original lui-même, non une copie d’une copie. Si vous n’avez qu’une copie, demandez à l’institution si une copie certifiée de cette copie est acceptable, car beaucoup ne l’accepteront pas.
3. Choisissez une personne autorisée à certifier qui correspond à la liste de l’institution. Lorsque le document est destiné à une autorité étrangère ou pourrait ultérieurement nécessiter une apostille, un notaire public est habituellement le choix le plus sûr parce que l’étape de l’apostille authentifie la signature du notaire.
4. Apportez une pièce d’identité et toute instruction précise. La personne qui certifie comparera la copie à l’original, puis remplira le bloc de certification avec son nom, son titre, sa signature et la date, estampillant souvent chaque page.
5. Vérifiez si la langue est aussi un enjeu. Si le document n’est pas en anglais ou en français, organisez une traduction certifiée en parallèle, car la copie certifiée seule ne rendra pas le document lisible pour l’institution.
6. Si le document part à l’étranger, planifiez séparément l’étape de l’apostille ou de la légalisation, par l’entremise de l’autorité compétente appropriée, une fois la notarisation faite.

Nous ne certifions pas nous-mêmes les copies conformes, parce que c’est le rôle d’un notaire, d’un commissaire, d’un avocat ou d’une autre personne autorisée à certifier. Ce que nous faisons, en tant qu’entreprise certifiée par l’ATIO, c’est préparer la traduction certifiée qui doit si souvent accompagner une copie certifiée, et vous aider à comprendre comment les pièces s’agencent, y compris sur quel document la traduction se fonde. Si votre document est dans une autre langue, nous pouvons préparer une traduction certifiée conforme avec un délai de 24 à 48 heures; vous pouvez demander une soumission gratuite ou appeler le (437) 601-8999.

Erreurs courantes avec les copies certifiées conformes

Les erreurs que nous voyons sont prévisibles et presque entièrement évitables une fois que vous connaissez les règles sous-jacentes. Être attentif à celles-ci vous fait gagner du temps, de l’argent et vous évite une demande retournée.

• Supposer qu’une copie certifiée traduit le document. Ce n’est pas le cas. Un document en langue étrangère a encore besoin d’une traduction certifiée, peu importe la façon dont la copie a été certifiée.
• Recourir à une personne habilitée que l’institution n’acceptera pas. Une copie certifiée par un comptable ou un directeur de banque est inutile si l’organisme destinataire exige un notaire. Confirmez la liste des personnes habilitées acceptées avant de vous déplacer.
• Tenter de certifier votre propre document. Vous et les membres de votre famille ne pouvez pas certifier des copies de vos propres documents. La personne qui certifie doit être un tiers indépendant et autorisé.
• Certifier une copie d’une copie. La plupart des personnes qui certifient et des institutions exigent que le véritable original soit examiné. Une copie certifiée d’une photocopie est fréquemment refusée.
• Confondre la notarisation d’une signature avec la certification d’une copie. Ce sont des actes notariés différents. Demandez celui précis que l’institution veut.
• Prendre une copie certifiée pour une apostille. Un document qui part à l’étranger peut avoir besoin, en plus, d’une apostille délivrée par une autorité compétente, qu’un notaire ou une entreprise de traduction ne peut pas fournir.
• Laisser la source de la traduction floue. Lorsqu’une traduction accompagne une copie certifiée, les deux devraient manifestement correspondre, afin que l’agent puisse voir quel original a été traduit.

Presque toutes ces erreurs ont une cause profonde commune : traiter “certifié”, “notarié”, “traduit” et “apostillé” comme interchangeables alors que chacun est une étape distincte. Démêler à l’avance celles que votre institution précise exige réellement est la meilleure chose que vous puissiez faire.

Foire aux questions

Que signifie réellement “copie certifiée conforme”?

Cela signifie la photocopie d’un document original qu’une personne autorisée a examinée par rapport à l’original et formellement vérifiée, par écrit, comme une copie véritable et exacte. La personne qui certifie signe, date et habituellement estampille la copie avec une déclaration confirmant qu’elle correspond à l’original. Elle atteste uniquement que la copie est fidèle à l’original, non que l’original lui-même est authentique ni que son contenu est exact.

Qui peut certifier la copie d’un document au Canada?

Cela varie selon la province et selon l’institution qui reçoit la copie. Parmi les personnes habilitées couramment acceptées figurent un notaire public, un avocat (un notaire au Québec) et un commissaire à l’assermentation ou commissaire aux affidavits. De nombreuses institutions acceptent aussi certains agents désignés, tels que certains directeurs de banque, des employés de bureau de poste, des comptables ou des fonctionnaires. Comme la liste acceptée est fixée par l’organisme destinataire et par les règles provinciales, confirmez toujours avant de payer. Un notaire public est l’option la plus largement reconnue.

Une copie certifiée conforme est-elle la même chose qu’une traduction certifiée?

Non. Elles répondent à des questions différentes. Une copie certifiée conforme confirme qu’une copie est identique à l’original et ne comporte aucune traduction. Une traduction certifiée restitue le contenu du document en anglais ou en français et certifie que cette restitution est exacte. Un document en langue étrangère a généralement besoin d’une traduction certifiée, que vous ayez aussi ou non une copie certifiée, parce que la copie ne rend pas le document lisible.

Un document en langue étrangère a-t-il encore besoin d’une traduction si je certifie la copie?

Oui, dans presque tous les cas. Certifier une copie ne la traduit pas. Si le document sous-jacent n’est pas en anglais ou en français, la plupart des institutions canadiennes et internationales qui fonctionnent dans ces langues exigeront une traduction certifiée distincte en plus de toute copie certifiée. Les deux sont des exigences distinctes et satisfaire l’une ne satisfait pas l’autre.

En quoi une copie certifiée conforme diffère-t-elle d’un document notarié?

Certifier une copie conforme est un acte notarié précis : confirmer qu’une photocopie correspond à un original. “Notariser un document” renvoie plus souvent à un notaire qui est témoin d’une signature ou qui fait prêter un serment, par exemple sur un affidavit, un contrat ou une procuration. L’un concerne la reproduction fidèle d’un document existant; l’autre concerne la signature ou la prestation de serment d’un document. Le même notaire peut accomplir les deux, mais ce sont des services distincts.

En quoi une copie certifiée conforme diffère-t-elle d’une apostille?

Une copie certifiée conforme vérifie qu’une copie correspond à un original. Une apostille authentifie l’origine d’un document public, ou la signature et la qualité de l’agent ou du notaire qui l’a signé, afin qu’il soit accepté dans un autre pays qui appartient à la Convention Apostille de La Haye. Au Canada, les apostilles sont délivrées uniquement par des autorités compétentes telles qu’Affaires mondiales Canada et certaines autorités provinciales, non par des notaires ni par des entreprises de traduction. Un document qui part à l’étranger peut avoir besoin à la fois d’une copie certifiée et d’une apostille.

Puis-je certifier la copie de mon propre document?

Non. Vous ne pouvez pas certifier la copie de votre propre document, et un membre de votre famille ou toute personne ayant un intérêt personnel dans votre demande ne le peut pas non plus. La personne qui certifie doit être un tiers indépendant et autorisé, tel qu’un notaire, un commissaire ou un avocat. Cette règle de distance existe pour que la vérification soit impartiale et digne de confiance.

Combien coûte une copie certifiée conforme au Canada?

Les frais varient selon la province, selon le type de personne qui certifie et selon l’organisme destinataire, et certaines institutions ou certains comptoirs de services fixent leurs propres tarifs, alors nous ne pouvons pas citer un montant fixe ici. Confirmez toujours le coût auprès du notaire, du commissaire ou de l’avocat auquel vous recourez, et confirmez auprès de l’institution destinataire ce qu’elle exige avant de payer. Si votre document est dans une autre langue et a aussi besoin d’une traduction certifiée, vous pouvez nous demander une soumission gratuite et sans engagement pour cette traduction.

IRCC exige-t-il des copies certifiées conformes?

Parfois, dans une situation précise. IRCC ne vous oblige pas à certifier chaque document. Une copie certifiée devient pertinente dans la règle de traduction : lorsque la traduction d’un document non anglais ou non français se fondait sur une photocopie plutôt que sur l’original, cette photocopie doit être une copie certifiée de l’original, certifiée par une personne autorisée. Suivez toujours votre liste de contrôle de documents personnalisée et les instructions officielles d’IRCC pour votre demande.

Préparez vos documents pour la traduction de la bonne façon

Une copie certifiée conforme prouve qu’une copie correspond à un original, et c’est une étape utile et peu coûteuse, mais ce n’est qu’une pièce du casse-tête. Lorsque votre document est dans une autre langue, la traduction certifiée est la pièce qui permet à une institution de réellement le lire et de s’y fier, et les deux doivent souvent être assemblées ensemble, parfois avec une apostille par-dessus en vue d’un usage à l’étranger. Nous sommes une entreprise de traduction et d’interprétation certifiée par l’ATIO qui dessert Toronto, Hamilton et l’ensemble du Canada dans plus de 500 langues, et nous préparons des traductions certifiées selon la norme que les institutions, IRCC et les autorités étrangères attendent, avec des conseils clairs sur la façon dont votre copie certifiée et votre traduction s’agencent. Explorez notre service de traduction de documents ou nos emplacements partout au Canada, puis demandez votre soumission gratuite ci-dessous ou appelez le (437) 601-8999.